財團法人台灣觀光協會(以下簡稱本會)受交通部觀光署委託,預定於2024年5月16日至20日至日本名古屋進行台灣觀光推廣活動,針對其宣傳及活動辦理及營運等事宜徵求承辦廠商。
(3)業者展區:15家台灣及日本業者使用攤位,供業者發送資訊文宣或與日本民眾互動,每人應保留至少80公分櫃位面積及簡單儲物空間、插座等基本配備,並提供折椅讓業者休息。
(4)互動體驗區
7個以上台灣美食體驗及物品販售攤位(可供現場烹飪為佳),並提出建議邀請之品牌或店家名單,吸引民眾駐足體驗。店家遴選及邀請,決標後由雙方共同規劃決定。
(6)儲物及休息室:儲物空間須可放置20-30組紙箱,存放觀光宣傳文宣、喔熊人偶及贈品等,休息室應可容納8人以上,並有桌椅供人員休息及置物架擺放個人物品。
(7)活動(如:AR集章、各區指引或介紹)相關輸出物設計及製作。
(8)製作活動工作手冊
玖、得標廠商應於議價後起15日內與本會簽訂契約,逾期未簽訂者,視同放棄資格,1年內不得參與本會委託業務之甄選。
壹、委辦項目:觀光行銷活動營運 及 宣傳行銷規劃
- 目的:以交通部觀光署「ビビビビ!台湾!」Slogan為主軸,透過行銷活動宣傳台灣美食、文化、樂活及友善等形象,吸引日本旅客選擇來台旅遊。除實體活動外,需於能實際觸及目標客群的平台擴大宣傳,促進來客數極大化。
- 活動概要:
- Roadshow實體活動:於名古屋市區舉辦為期兩日之實體活動,內容應包含2個(以上)之合適場地提案、活動執行內容、現場營運人力配置、活動平面配置規劃和布置及視覺設計等。廠商提案形式不限,規格詳見貳、需求說明
- 宣傳行銷:配合前述實體推廣活動前後,規劃並辦理對前述實體活動及整體台灣觀光具效益之宣傳行銷方案。
- 預算:包含活動場地租金、現場營運及搭建、活動整體主視覺設計等執行費用,以及宣傳行銷費用,共計新台幣320萬元(含稅),最後執行經費須再經本會議價後訂定。
貳、需求說明
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設計:以「ビビビビ!台湾!」LOGO為主軸,延伸運用於活動事前宣傳以及現場硬體搭建、輸出等。
- 使用規範請參考:https://drive.google.com/drive/folders/1iMutyxAXLeIrRLK4tfjHZByM4RvWlnhQ
- LOGO未經同意請勿於其他場合使用。
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宣傳行銷:以增加實體活動來場人次及擴大台灣知名度為目標,於活動前期或後期宣傳。
- 時間:至少活動前2週開始執行(不同媒體可依預算規劃不同波段期程)
- 目標客群:日本年輕(20-49歲)客群為主、熟齡客群為輔
- 主題:以「ビビビビ!台湾!」Slogan,主打宣傳台灣擁有親山親水豐富資源的多元形象。
- 宣傳規劃:廠商應具體提出執行期程、廣告時間、Banner設計與預計觸及效果,後續結案報告應包含實際廣告觸及率等成效數據。
- 媒介:SNS平台、電車或3D電視牆、電子看板……等,也可以是跨界合作、快閃活動或網紅推薦等方式,達成吸引旅客來台之目標。
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Roadshow
- 地點:名古屋可容納100人以上的人潮聚集處,建議於半開放的室外,須提供雨天備案,以及至少兩款場地提案。
- 時間:2024年5月18日至19日,11:00-17:00,共兩日。
- 硬體搭建及空間規劃:
- 可供8人以上舞蹈表演團體演出之舞台(表演由本會提供),並應包含大型螢幕或LED供影像播放,配合舞蹈演出,達到聚眾效果,舞台空間也可和互動體驗區於不同時段相互運用。
- 可與前期宣傳聯動,於活動期間舉辦至少1場網紅或藝人、專家、名人合作之觀光特色講座、互動會或見面會集客,活動形式不拘,請廠商自由提案。
(3)業者展區:15家台灣及日本業者使用攤位,供業者發送資訊文宣或與日本民眾互動,每人應保留至少80公分櫃位面積及簡單儲物空間、插座等基本配備,並提供折椅讓業者休息。
(4)互動體驗區
- 本區包含「文化體驗」及「科技體驗」,文化體驗內容由本會提供,廠商應規劃每次可容納6-10人、每日至少3場次之桌椅體驗空間,具體空間規劃應視本會提供體驗內容調整。
- 「科技體驗」請廠商規劃並搭建/租借科技互動遊戲如:台灣鐵路旅行風景、體驗或自行車騎乘/搭乘(可參考觀光署與Rouvy合作體驗:https://rouvy.com/challenges/taiwan-cycling-paradise-a),或AR手搖珍珠奶茶等虛實整合體驗機台道具,或線上解籤等文化與科技結合的體驗,讓民眾感受台灣「科技島」特色。
7個以上台灣美食體驗及物品販售攤位(可供現場烹飪為佳),並提出建議邀請之品牌或店家名單,吸引民眾駐足體驗。店家遴選及邀請,決標後由雙方共同規劃決定。
(6)儲物及休息室:儲物空間須可放置20-30組紙箱,存放觀光宣傳文宣、喔熊人偶及贈品等,休息室應可容納8人以上,並有桌椅供人員休息及置物架擺放個人物品。
(7)活動(如:AR集章、各區指引或介紹)相關輸出物設計及製作。
(8)製作活動工作手冊
- 專業靜、動態攝影:活動期間須安排專業攝影師拍攝照片,每日至少60張,廠商應於當日指定活動結束後,精選並立即提供10-15張照片供新聞發稿使用,所有全部照片應於活動結束後一週內完整提供。並安排動態錄影,到場側錄台灣業者與民眾互動和民眾進行DIY體驗、觀賞表演等畫面,錄影畫面應依本會指示時間,以mp4或mov等格式提供原檔供新聞發稿用,另於活動結束後二周內提供剪輯為30至90秒之短影片。短影片範例參考連結:https://youtu.be/M6YsPCoT0DA
- 現場人力
- 活動期間配置現場營運總監至少1名,負責調配所有人力,隨時配合解決軟、硬體及器械操作等問題。
- 舞台活動日文主持人1位(如有必要,可搭配中文1位),報價應包含台本撰寫。
- 工作人員至少4名,其中至少須2位諳中、日文,外籍工作人員以台灣籍為主。工作人員工作包含:活動秩序維護、環境整潔維持及防疫措施執行、協助台灣業者、互動體驗區引導協助、DIY翻譯、現場器材搬運、發送台灣觀光宣傳文宣等。
- 專業設備操作人員如音控、螢幕操作等,報價應含專業設備操作人員器械及人力。
- 現場進、撤場搭建所需人力。
- 防疫措施規劃:應配合日本政府最新防疫規範,規劃相關防疫措施,例如:準備酒精、定期消毒……等。
- 其他可增進本活動效益之提案(由廠商自由發揮提案)
參、投標截止日:2024年1月30日(二)18時(台灣時間)止
肆、投標方式:
- 本國廠商與外國廠商皆可參加投標,投標廠商均應以中文或日文撰寫企劃書(以日文提案者須一同附上中文內容)。投標時請檢附下列文件:
- 資格證明文件(若為日本廠商,以下證明得以日文提供)
- 公司簡介
- 公司登記或設立證明(影本)。
- 最近一期營業稅完稅證明文件(影本)。
- 企劃書6份,內容應包含:
- Roadshow整體規劃內容說明及活動現場視覺設計。
- Roadshow地點提案、空間配置及現場設計和平面、3D立體配置圖。
- 宣傳行銷規劃之具體執行方法及期程、合作對象和內容提案。
- 全案人力編組、工作進度管理規劃。
- 報價單:須含「貳、需求說明」之各大項及細項(依廠商提案內容提報,如:人力費用、場地租金、設計費、搭建費、器材租用、網頁製作、與網紅合作費用……等),並請以新台幣含稅價格報價(單價可以日幣;總價須為新台幣),並於報價單上加蓋公司負責人印鑑章。
- 以往承辦相關工作/施工之實績。
以上文件請於2024年 1月30日台灣時間下午6時前以掛號寄達或親送至本會。
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- 因本案為海外標案,本會得視狀況通知廠商親至本會或以視訊方式參加評選會議,符合資格之投標廠商均應派員參加,並以中文說明企劃內容,以日文說明者應請翻譯協助,在規定時間內完成簡報,投標廠商不得拒絕(評選日期另訂)。
伍、決標方式:本案為專業性勞務採購,宣傳規劃(40%)、Roadshow規劃(45%)、過往實績(10%)及價格(5%)為評選標準。
陸、決標日期:另訂(不公告)。
柒、其他:
- 全系列活動結束後2週內須繳交含效益結果之結案報告書乙份,結案報告書以日文撰寫亦可,指定格式將由本會提供。
- 活動結束後1周內應繳交所有活動現場拍攝之照片,2週內提供剪輯影片電子檔。
- 得標後規劃內容須配合本會進行修改至定稿,廠商須具備活動現場調整輸出之能力。
- 廠商資格證明文件,企劃書逾期送達者,取消參選資格,不符本須知所訂參選資格或所得不合須知規定者,取消參選資格。
- 參選廠商所寄(送)達之投標文件,除另有規定外,不得要求更換或補充任何資料,本會審查廠商投標文件時,發現其內容不明確、不一致或明顯打字或書寫錯誤情形者,得通知廠商提出說明,以確認其正確之內容。如係明顯打字或書寫錯誤且與標價無關者,得允許廠商更正。入選與不入選之企劃書等,本會均得就已開標部分,保留一份或僅保留影本,並不予退還。
- 本會不負擔企劃書撰寫及提送等一切費用。
捌、特殊情況:
- 廠商執行本活動相關經費,應於事前告知本會,取得本會同意後,始得進行後續作業;反之,未經本會同意之相關作業支出,本會得拒絕支付,衍生之損失概由廠商自行負責。
- 如因天災、事變(如疫情)等不可抗力或不可歸責於本會與廠商等事由,致活動無法如期舉辦時,本會得依舉辦單位之通知展延履約期程,廠商應予配合,如無法配合,本會得逕行解除契約,不負任何賠償責任。活動如取消舉辦,廠商於接獲本會通知後,應儘速提供各項支出之明細(含截點、比例)並檢據送本會,經本會認可後支付相關費用。
玖、得標廠商應於議價後起15日內與本會簽訂契約,逾期未簽訂者,視同放棄資格,1年內不得參與本會委託業務之甄選。
但因其它非可歸責於該廠商之事由,經本會另訂適當期限,而於期限內完成簽約者,不在此限。
拾、本案招標業務內容之查詢,請洽鄧婷方小姐,電話 +886-2752-2898分機34。Email:tiffanyteng@tva.org.tw
活動日期
2024/01/09 ~ 2024/01/30附加檔案